3.11. Dinleyici Davranışı
Her grupta liderler ve izleyiciler vardır. Dinleyicilerin konuşmacıya değişik roller yüklemesine rağmen, sunuş boyunca konuşmacının lider olduğu gerçeği değişmez. Ne var ki, bu aslında başka yerde olmak isteyen katılımcıların olmayacağı anlamına da gelmez.
Düşman Katılımcı: Düşmanlık sayısız yolla ifade edilir. Konuşmacının otoritesine sözlü olarak meydan okuyan ya da saldıranlar; geriye çekilerek ortamı bulandırma yolunu seçenler; alaycı mizah ya da yorumlarla rahatsızlık yaratınlar vardır. Düşmanlık bir protesto ifadesidir. Birey konuyu, konuşmacıyı, organizasyonu ya da kişisel baskıları protesto ediyor olabilir. Dürtüsü ne olursa olsun, düşmanlık konuşmacıda korku duyguları uyandırabilir. Bu tepki normaldir. Hepimiz kobul görmek ve beğenilmek isteriz.
Bu düşmanca durumu yönetmenin en iyi yolu önce, izkontrolü korumayı, sonra düşman katılımcı üzerinde kontrol kurup sürdürmeyi geriktirir. Korku ya da öfke duygularınızı kabul edip yönetmeli ve kendinize hakim olmalısınız. Bu, göz teması kurarak, iddialı sözcükler kullanarak ve iddialı sözsüz davranışlar sergileyerek başarılır.
Düşmanca tavrı kontrol etmek için, kişisel düşmanlığı dağıtmaya çalışın. Bunu yapmanın bir yolu kişiye davranışını nasıl gördüğünüzü söylemektir. Sonra kişiye düşmanlığının gerisindeki motivasyonu paylaşmaya çağırın. Örneğin: “Sayın Aktaş, son on dakikada bana iki kez meydan okudunuz. Her defasında da bir seçenek önermediniz. Kızgın olduğunuzu anlıyorum. Kaygınızı açıklayıp, grubun düşüneceği öneriler sunmanızda bir sakınca var mı?” Bu yolla durumun kontrolünü elinizde tutar ve aynı zamanda da kişisel korkunuzu yenersiniz.
Gönülsüz Katılımcı: Sunuşta olmayı istemeyen bir dinleyici genellikle sandalyeye yayılma, bir şeyler karalama ya da uyuklama gibi pasif sözsüz davranışlar sergileyecektir. Bu, sunuşunu hazırlamak amacıyla büyük zaman harcayan ve herkesin heyecanla katılmasını bekleyen bir konuşmacı için çok sinir bozucu olabilir. Bazı insanlar, konuşmacı kim olursa olsun ya da mesaj ne kadar değerli olursa olsun sunuşlara katılmaktan hoşlanmayabilir. Dinleyicilere genellikle ya gelmeleri söylenir ya da kendilerini mecbur hissederler. Her dinleyici gurubunda böylesi davranışlar olabileceğini kabul edin ve öteki dinleyiciler için mümkün olan en iyi konuşmayı yapın.
Kişiye, konuya ve sunuşun uzunluğuna bağlı olarak, böyle bir kişiyle bir mola sırasında konuşma olanağı bulabilirsiniz. Bu fırsatı, duygularını paylaşma konusunda bu kişiye yardımcı olmak ve onu sunuşun geri kalan bölümüne daha aktif katılma yönünde yüreklendirmek için kullanın. Sadece ilgi göstermek bile kişinin açılmasına yardımcı olabilir.
3.11.1. Teknik Sorunlar
Sunum yapılacak olan yerde, kullanılacak görsel materyallerde ve diğer ayrıntılar ile ilgili sorunlar çıkması muhtemeldir. Bu tür sorunların neler olabileceğini önceden kestirmek ve sunumun akışını engelleyecek teknik sorunlara karşı gerekli önlemleri almak gerekir.
Oluşabilecek teknik sorunlardan bazıları:
- Sunum süresinin ve ara verilecek zamanların iyi ayarlanmaması; bu sebeple yapılacak ikramlarda aksamalar
- Sunum yapılacak olan mekânın iklim şartlarına göre sıcaklık ayarının ayarlanması,
- Kullanılacak görsel malzemeler ile ilgili arızalar,
- Salonun ışıklandırması ile ilgili sorunlar.
3.11.2. Konuşmacıdan Kaynaklanan Sorunlar
Konuşmacılar, sunuş anında birçok soruna neden olabilir; çünkü çıkabilecek diğer sorunlar konusunda ya da kendi sorunları ile ilgili tedirginlikler yaşarlar.
Konuşmacıdan kaynaklanan sorunlardan bazıları:
- Konuşmacı, sunumun yapılacağı gün hasta olabilir ve sunum sırasında yeteri kadar verimli olmayabilir.
- Sunu mekânındaki aksaklıklar sunumu etkilediği için moral bozukluğu yaşayabilir.
- Sunum yapmak konusunda yeterli bilgi ve beceriye sahip değildir.
- İş gereği sunum yapmaya zorlanmıştır. İsteksizdir.
- Heyecanlı bir yapısı olduğundan, panik halinde olabilir.
- Çok hızlı konuşuyor ve ne dediğini takip etmek dinleyiciyi zorluyor olabilir.
- Çok hızlı, yavaş ya da aynı tonda konuşuyor, sesini iyi kullanamıyor olabilir.
- Sunum ile ilgili gerekli hazırlığı yapamamıştır.
- Sunum için gerekli materyaller eksiktir. Unutulmuş, kaybedilmiş vb. olabilir.
- Sunum mekanına yabancı olabilir. Sunum mekanını önceden görmediği için neyin nerede olduğunu bilmiyor, sunuş anında teknik konularla ilgilenecek kişileri tanımıyor olabilir.
- Geç kalmış büyük bir telaş içindeyken kendini sahnede bulabilir ve ne yapacağını şaşırabilir.
- Sunum öncesinde prova yapmamış, bu sebeple neyi, nerede söylemesi gerektiğini karıştırıyor olabilir.
- Sunum sonrası gelecek olan sorulara hazırlıklı değildir. Konuşmacılar, genellikle kendilerine karşı çıkılacağını, aptal görünüp müşkül durumda kalacaklarını düşündüklerinden soru bölümünden korkarlar.
3.11.3. Dinleyiciden Kaynaklanan Sorunlar
- Dinleyiciler sunuma zorunlu olarak katılıyor olabilirler; bu sebeple ilgisiz olabilir.
- Dinleyici sunum günü hasta olabilir. Sunuma ilgisiz kalabilir.
- Konuşmacı ile ilgili kötü deneyimleri olabilir.
- Sunum konusu dinleyici ile ilgisiz olabilir ya da konuyla ilgili hiç bilgisi olmayabilir.
- Oturma düzeni, dinleyicilerin konuşmacıyı ve görsel araçları görmesini engelliyor olabilir.
- Koltuklar rahatsız olabilir. Bu da dinleyiciyi rahatsız eder.
- Sunuş mekânında katılımcı ihtiyaçlarının göz ardı edilmesi sebebiyle dinleyiciler huzursuz olabilir.
Dinleyicinin amacı sunum süresinde kendi görüş açılarını destekleyecek noktalar yakalayarak, konuşmacının açıklarını bulmak, delilerini çürütmek olabilir.